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Häufige Fragen zur Vollmachtsdatenbank

1. Was ist die Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe?

Die Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe ist eine internetbasierte Softwarelösung für Rechtsanwälte/Steuerberater/Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer und Berufsgesellschaften mit folgenden Funktionalitäten:

  • Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten
  • Berechtigung für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten und für den Abruf zur weiteren Verarbeitung in den jeweiligen Kanzleiprogrammen.

Der Datenabruf kann unter Einbindung der Vollmachtsdatenbank RAK Karlsruhe über die jeweils eingesetzte Software des Beraters sowie über das ElsterOnline-Portal der Finanzverwaltung erfolgen. Letzteres kann direkt im Wege des Einzelabrufes durchgeführt werden.

Die Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe ist abzugrenzen von den Vollmachtsdatenbanken der Steuerberaterkammern und der Wirtschaftsprüferkammer. Organisatorisch und technisch gesehen handelt es sich um getrennte Datenbanken, die mit den jeweils relevanten Mitgliedsdaten befüllt werden: Die Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe mit den Mitgliedsdaten der RA/StB/WP/vBP, die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer mit den Mitgliedsdaten der Steuerberater und die Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer mit den Mitgliedsdaten der Wirtschaftsprüfer. Eine systemseitige Verknüpfung findet nicht statt (siehe hierzu auch Frage 25).

Die Finanzverwaltung ist aktuell noch nicht in der Lage elektronisch alle Daten des Vollmachtsformulars zu empfangen und zu erfassen. Dies soll voraussichtlich 2017 mit der Einführung von GINSTER (Grundinformationsdienst Steuern) möglich sein. Das bedeutet, dass dann jede Änderung im Datenbestand der Vollmachtsdatenbank automatisch an GINSTER gesendet wird und im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar ist. Damit entfallen für den Rechtsanwalt schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. neue/geänderte Vollmachtsanzeige oder Änderung in den Stammdaten des Mandanten. Weiterhin soll dann auch die Steuerkontoabfrage über die Vollmachtsdatenbank möglich sein (siehe hierzu auch Frage 8). Ebenso entfällt das Widerspruchsschreiben an den Mandanten zur Freischaltung seiner Steuerdaten (siehe hierzu auch Frage 30).

2. Auf welche Daten des Mandanten kann man zugreifen?

Seit März 2014 können RA/StB/WP/vBP im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten der Mandanten zugreifen. Darunter fallen folgende Informationen:

  • vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten
  • Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
  • ab 2015 Lohnersatzleistungen
  • Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
  • Vorsorgeaufwendungen sowie
  • Name, Adresse und weitere Grundinformationen
3. Welche Kosten entstehen mir für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank?

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank wird über die Vollmachten abgerechnet. Pro erfasster Vollmacht und Kalenderjahr stellt die DATEV derzeit 0,60 € zuzügl. USt in Rechnung. Zudem ist ein Kartenlesegerät (siehe Punkt 18) im Handel zu erwerben. Dieses kostet durchschnittlich 25,00 € bis 30,00 €. Die RAK Karlsruhe erhebt zudem für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren: 50,00 € für die Beantragung einer Zugangskarte und 35,00 € für die Registrierung einer bereits vorhandenen DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger).

4. Benötige ich eine schriftliche Vollmacht des Mandanten? Muss ich diese aufbewahren?

Die Finanzverwaltung wird stichprobenhaft kontrollieren, ob die mittels der Vollmachtsdatenbank übermittelten Mandantenvollmachten auch tatsächlich vorliegen. Daher muss die unterzeichnete Mandantenvollmacht in Papierform in Ihrer Praxis aufbewahrt werden. Eine Übersendung des unterzeichneten Vollmachtformulars an die RAK Karlsruhe ist keinesfalls erforderlich. Bei Ehepaaren und eingetragenen Lebenspartnerschaften müssen von jedem Ehe- bzw. Lebenspartner Vollmachten eingeholt werden.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier. Beachten Sie dazu auch bitte die Hinweise für den Vollmachtgeber und die Hinweise für den Berater.

 

5. Muss ich das Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums nutzen?

Sofern Sie die Mandantenvollmachten elektronisch über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermitteln wollen, ist der Einsatz des standardisierten Vollmachtformulars des Bundesfinanzministeriums unabdingbar (siehe hierzu auch das BMF-Schreiben vom 01.08.2016). Vollmachten, die mit dem früher bekannt gegebenen Musterformular (BMF-Schreiben vom 10.10.2013) von Mandanten eingeholt wurden, gelten aber weiterhin. Bitte beachten Sie, dass das standardisierte Vollmachtsformular nicht geändert werden darf. Beachten Sie zu dem Vollmachtsformular auch bitte die Hinweise für den Vollmachtgeber und die Hinweise für den Berater. Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer. Alternativ zu letzterem die Nummer des zuständigen Finanzamts.

6. Wie weit geht der Umfang der Mandantenvollmacht?

Die Mandantenvollmacht berechtigt den RA/StB/WP/vBP grundsätzlich zur umfassenden Vertretung in Steuersachen. Der Mandant muss diejenigen Steuerarten und sonstigen Angelegenheiten ankreuzen, für welche die Vollmacht nicht gelten soll. Um die Pflege der Vollmachtsdatenbank Ihren Mitarbeitern übertragen zu können, muss Ihr Mandant Sie ausdrücklich berechtigen, Untervollmachten zu erteilen. Derzeit können jedoch noch nicht alle Daten der Vollmacht elektronisch von der Finanzverwaltung erfasst werden. Über die Vollmachtsdatenbank wird daher aktuell nur die Berechtigung zum Datenabruf an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Inhalte der Vollmacht selbst werden nicht übermittelt. Das bedeutet, dass z.B. eine Bekanntgabevollmacht derzeit weiterhin in Papierform an die Finanzverwaltung gesandt werden muss (Näheres siehe Frage 8).

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier. Beachten Sie dazu auch bitte die Hinweise für den Vollmachtgeber sowie die Hinweise für den Berater.

7. Was ist mit der Vollmachtzur Vertretung in Steuersachen? Kann ich diese komplett per Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermitteln oder muss ich diese weiterhin in Papierform übermitteln?

Die Finanzverwaltung ist aktuell noch nicht in der Lage, alle Daten des Vollmachtsformulars elektronisch zu empfangen und zu erfassen. Lediglich die Berechtigung zum Datenabruf kann mittels Vollmachtsdatenbank derzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Sie müssen daher die weiteren Vollmachten, welche Ihnen durch die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen erteilt wurden, wie beispielsweise die Bekanntgabevollmacht (sofern diese der Finanzverwaltung nicht bereits bekannt ist) weiterhin in Papierform vorlegen.

Die vollständige Erfassung der Vollmachtsdaten bei der Finanzverwaltung soll voraussichtlich ab 2017 über GINSTER möglich sein. Das bedeutet, dass jede Änderung im Datenbestand der Vollmachtsdatenbank automatisch an GINSTER gesendet wird und im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar ist. Damit entfallen für den Rechtsanwalt schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. neue/geänderte Vollmachtsanzeige oder Änderung in den Stammdaten des Mandanten. Weiterhin soll auch die Steuerkontoabfrage dann über die Vollmachtsdatenbank möglich sein.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier. Beachten Sie dazu auch bitte die Hinweise für den Vollmachtgeber sowie die Hinweise für den Berater.


Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Kästchen Untervollmachten auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

8. Wer kann eine VDB-Zugangskarte beantragen/vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger registrieren bzw. freischalten?

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine VDB-Zugangskarte sein oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, eine vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger). Der Kreis der Personen, die eine VDB-Zugangskarte beantragen bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger registrieren („freischalten“) können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

  • RA/StB/WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
  • Sozien (RA/StB/WP/vBP ) einer Sozietät
  • Partner (RA/StB/WP/vBP ) einer Partnerschaftsgesellschaft
  • Niederlassungsleiter (RA/StB/WP/vBP ) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
  • Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)

Angestellte RA/StB/WP/vBP können keine eigene VDB-Zugangskarte erhalten bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Frage 7).

Das Antragsformular VDB-Zugangskarte finden Sie hier.
Das Formular Registrierung vorhandene DATEV SmartCard finden Sie hier.

9. Können die Leiter einer Niederlassung eine eigene VDB-Zugangskarte für ihren Standort beantragen bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger registrieren (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) („freischalten“)?

Niederlassungsleiter können, auch wenn sie keine gesetzlichen Vertreter ihrer Gesellschaft sind, eine Zugangskarte zur Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe für die entsprechende Niederlassung beantragen oder eine bereits vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) „freischalten“ lassen (siehe Frage 9). Damit können sie ihre Niederlassung registrieren und die auf die Niederlassung erteilten Vollmachten verwalten. Die Gesellschaft hat dafür Sorge zu tragen, dass der Zugang zur Vollmachtsdatenbank für die Niederlassung gesichert ist, sobald der Niederlassungsleiter aus der Gesellschaft ausscheidet.

Das Antragsformular VDB-Zugangskarte finden Sie hier. Das Formular Registrierung vorhandene DATEV SmartCard finden Sie hier.

10. Wo kann ich eine VDB-Zugangskarte bestellen?

Die VDB-Zugangskarte können Sie bei Ihrer RAK Karlsruhe bestellen. Ein entsprechendes Formular finden Sie hier. Alternativ können Sie eine bereits vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) bei der RAK Karlsruhe registrieren lassen. In beiden Fällen nutzen Sie bitte das entsprechende Antragsformular. Die VDB-Zugangskarte geht Ihnen zusammen mit Ihrem Identifizierungsformular (siehe Frage 15) per Post zu. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe eingeben müssen.

11. Was kostet das Beantragen bzw. Registrieren der Karten?

Die RAK Karlsruhe erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren:

  • für das Beantragen einer VDB-Zugangskarte 50,00 €
  • für das Registrieren einer DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) 35,00 €

Das Antragsformular VDB-Zugangskarte finden Sie hier. Das Formular zur Registrierung einer vorhandene DATEV SmartCard finden Sie hier.

12. Warum muss ich der Datenübertragung aus der Mitgliederverwaltung zustimmen?

Die Verwendung Ihrer Kammerdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als RA/StB/WP/vBP bzw. gesetzlicher Vertreter einer Berufsgesellschaft bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der RAK Karlsruhe mitteilen, damit diese in der Mitgliederverwaltung eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.

13. Wie finde ich heraus, was für eine/n DATEV SmartCard/mIdentity Stick ich habe?

Die SmartCard User-ID finden Sie entweder aufgedruckt auf Ihrer SmartCard oder auf Ihrem PC unter Start > alle Programme > DATEV > Basissoftware > Sicherheitssoftware pro. Öffnen Sie das Sicherheitspaket pro und wählen Sie die Registerkarte „SmartCard“.

14. Warum muss ich bei der VDB-Zugangskarte ein Identifizierungsformular für die DATEV ausfüllen?

Die Finanzverwaltung überprüft aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten SmartCard (auch die VDB-Zugangskarte ist eine SmartCard). Wenn diese nicht identifiziert ist, erhalten Sie keinen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung hinterlegten Daten. Sie erhalten zusammen mit der VDB-Zugangskarte das Identifizierungsformular per Post zugeschickt. Senden Sie dieses bitte ausgefüllt und unterschrieben an die DATEV. Sofern Sie als DATEV-Mitglied schon über eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) verfügen, werden Sie Ihre Karte in der Regel identifiziert haben. Wenn Sie Ihre DATEV SmartCard noch nicht identifiziert haben oder Zweifel haben, können Sie dieses mittels der Verzeichnisabfrage überprüfen (siehe hierzu Frage 16).

15. Wie kann ich überprüfen, ob meine VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger auch tatsächlich für den Datenabruf bei der Finanzverwaltung identifiziert ist?

Über die Verzeichnisdienstabfrage können Sie nachprüfen, ob Ihre VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) bereits identifiziert ist. Sofern Sie bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger verfügen, wird diese in der Regel schon identifiziert sein. Sollte Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger noch nicht identifiziert sein, können Sie das Identifizierungsformular auch hier abrufen.

16. Welche technischen Voraussetzungen (Kartenleser, Software, System etc.) benötige ich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank?

Sie benötigen:

  • einen PC mit Internetzugang
    Folgende Betriebssysteme werden unterstützt (Details zu den unterstützten Betriebssystemen finden Sie in der Informations-Datenbank):
    • Microsoft Windows 7 und Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10 oder Internet Explorer 11
      Bei 64-Bit-Betriebssystemen kann die Vollmachtsdatenbank nur mit dem Internet Explorer 32-Bit genutzt werden. Der Internet Explorer 64-Bit wird nicht unterstützt.
    • Microsoft Windows 8 und Internet Explorer 10 oder Internet Explorer 11
  • Eine VDB-Zugangskarte oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger/mIDentityStick für Berufsträger
  • Das DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV-Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert) oder das Sicherheitspaket compact (kostenlos abrufbar), jeweils in der aktuellen Version (Informationen zum DATEV Sicherheitspaket pro finden Sie hier).
  • Sowie ein Kartenlesegerät (Informationen zu den unterstützten SmartCard-Lesegeräten finden Sie hier).
17. Welche Kartenlesegeräte sind mit der DATEV-Software "Sicherheitspaket compact" und der VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger kompatibel?

Wir empehlen Ihnen, ein von DATEV unterstützes Lesegerät zu verwenden. Nähere Angaben zu diesen Geräten finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass für den mIDentity-Stick kein Lesegerät benötigt wird. Sie müssen lediglich die Software Sicherheitspaket compact installieren. Falls Sie DATEV-Kunde sind, so verwenden Sie bitte das Sicherheitspaket der Programm-DVD DATEV pro.

18. Wer kann sich in der Vollmachtsdatenbank registrieren?

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie Ihre Praxis einmalig registrieren. Den Zugang zur Registrierung finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass diese Seite nur mit dem Internet Explorer aufgerufen werden kann.

RA/StB/WP/vBP in eigener Praxis mit Sitz in Deutschland können diese selbst registrieren. Die Registrierung von Berufsgesellschaften, Sozietäten und Partnerschaften erfolgt einmalig durch einen gesetzlichen Vertreter, der über ein Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank (VDB-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger)) verfügt. Eine Registrierung der Praxis durch weitere gesetzliche Vertreter ist nicht erforderlich. Diese können die Vollmachtsdatenbank sofort mitnutzen, sofern sie über ein eigenes Zugangsmedium verfügen.

19. Wer kann sich bei einer Berufsgesellschaft der Rechtsform GmbH & Co.KG registrieren?

Eine GmbH & Co.KG wird durch den Geschäftsführer der Komplementär-GmbH gesetzlich vertreten. Dieser kann die Registrierung durchführen.

20. Meine Kanzlei wird im Registrierungsdialog gar nicht oder falsch aufgelistet. Wie kann ich sie (Adresse, Rolle, neue Kanzlei) aktualisieren/finden?

Wenn Sie sich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren, erfolgt eine Erstbestückung mit Daten aus der Mitgliederverwaltung der RAK Karlsruhe. (Hierfür haben Sie beim Kartenantrag bzw. beim Antrag auf Registrierung Ihrer DATEV SmartCard Ihre Einwilligung erteilt.) Sind diese Daten ganz oder teilweise fehlerhaft, unvollständig oder nicht mehr aktuell, müssen Sie diese bei der RAK Karlsruhe ändern lassen. Aktuelle Änderungen sollten Sie daher umgehend schriftlich an die RAK Karlsruhe weiterleiten. Diese werden dann angepasst und zeitnah an die Vollmachtsdatenbank übermittelt.

21. Was mache ich, wenn ich mehrere Kanzleien registrieren möchte?

Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Kanzlei registriert werden. Wenn Sie eine weitere Kanzlei registrieren möchten (beispielsweise als RA, der sowohl in eigener Kanzlei und als Geschäftsführer einer StBG tätig ist, und beide Kanzleien für die Vollmachtsdatenbank registrieren möchte), muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

22. Warum muss ich für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank eine Auftragsdatenverarbeitung-Vereinbarung (ADV-Vereinbarung) mit der DATEV e.G. im Rahmen des Nutzungsvertrages unterschreiben?

Die Vollmachtsdatenbank wird von der DATEV e.G. im Auftrag der RAK Karlsruhe betrieben und steht allen Mitgliedern zur Verfügung. Die ADV-Pflicht ergibt sich aus § 11 BDSG und verlangt eine ADV-Vereinbarung von der verantwortlichen Stelle. Der Abschluss der ADV-Vereinbarung begründet keine Mitgliedschaft bei der DATEV e.G.

23. Wohin muss ich den Nutzungsvertrag und das SEPA-Lastschriftmandant schicken?

Beides senden Sie bitte an:
 
DATEV eG
Logistik-Center
90329 Nürnberg

24. Ich bin Rechtsanwalt und Steuerberater (und/oder Wirtschaftsprüfer) und nutze schon die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer (oder Wirtschaftsprüferkammer). Kann ich die Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe trotzdem nutzen?

Grundsätzlich besteht für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation, d.h. Personen bzw. Berufsgesellschaften, die zugleich RA/StB/WP/vBP  bzw. StBG/WPG/BPG sind, die Möglichkeit, sowohl einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe als auch einen Zugang zur StBK-Vollmachtsdatenbank und/oder WPK-Vollmachtsdatenbank zu erhalten. Dieses wird aber nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein. Sollten Sie schon die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern und/oder Wirtschaftsprüferkammer nutzen, überlegen Sie, ob Sie einen zusätzlichen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der RAK Karlsruhe beantragen möchten.

Organisatorisch handelt es sich um getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Mitgliedsdaten hinterlegt werden. Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden somit in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zu den Vollmachtsdatenbanken beantragt haben.

Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu mehreren Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht.

Hinweis: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal speichern. Sollte eine Vollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Mandantenvollmacht jüngeren Übermittlungsdatums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.

25. Kann ich für die Arbeit mit der Vollmachtsdatenbank Untervollmachten an meine Mitarbeiter vergeben?

Bitte beachten Sie zunächst, dass die Vergabe von Untervollmachten ausdrücklich vom Mandanten auf dem Vollmachtsformular genehmigt werden muss (siehe Frage 7). Nach einer erfolgreichen Registrierung können Sie für jeden Mitarbeiter, den Sie zur Pflege der Vollmachtsdatenbank berechtigen möchten, über das Icon „Berechtigungen verwalten“ Untervollmachten vergeben. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter eine eigene DATEV SmartCard oder einen eigenen DATEV mIDentity-Stick besitzen. DATEV-Nichtmitglieder können für Ihre Mitarbeiter über einen Link in der Vollmachtsdatenbank einen DATEV mIDentity-Stick bestellen. Näheres finden Sie in dem Dokument „Hilfe zur Vollmachtsdatenbank“ sowie in der Präsentation "Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung".
Hinweis: Sofern Ihre Mitarbeiter auch die Datenabrufe im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung durchführen sollen, müssen sie mittels Identifizierungsformulars bei der DATEV identifiziert werden (siehe Frage 15).

26. Was mache ich, wenn ich in der Vollmachtsdatenbank mit einer anderen Karte arbeiten möchte?

Sofern Sie mit einer anderen Karte arbeiten möchten, schließen Sie zunächst den Browser und öffnen Sie ihn erneut. Stecken Sie dann die andere Karte in Ihr Kartenlesegerät ein.

27. Wer ist mein Ansprechpartner für Fragen zur Vollmachtsdatenbank?

Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie in dem Dokument "Hilfe zur Vollmachtsdatenbank". Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie auch die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an einen der folgenden Kontakte wenden:

    • Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:
      Firma Teleperformance unter der Hotlinenummer +49 900 1673333 (9,90 € pro Anruf)
    • Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
      DATEV unter der Hotlinenummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)
28. Kann ich aus meiner vorhandenen Kanzleisoftware die Mandantenstammdaten in die Vollmachtsdatenbank importieren?

Die Vollmachtsdatenbank ermöglicht über eine offene Schnittstelle den Import von Vollmachtgeberstammdaten (Mandantenstammdaten). Voraussetzung ist, dass die von Ihnen eingesetzte Kanzleisoftware eine Datei gemäß der Schnittstellenbeschreibung erzeugen kann. Die Beschreibung der Schnittstelle inklusive des erforderlichen Dateiaufbaus finden Sie auf den Internetseiten der Bundesrechtsanwaltskammer.

29. Wie erfolgt der Datenabruf bei der Finanzverwaltung?

Der Abruf der Steuerdaten Ihres Mandanten hat über das von Ihnen eingesetzte Einkommensteuerprogramm zu erfolgen. Ein Datenabruf aus der Vollmachtsdatenbank unmittelbar ist nicht möglich. Nachdem Sie Ihre Kanzlei für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank registriert, die Vollmachten eingepflegt und an die Finanzverwaltung übermittelt haben, wird die Finanzverwaltung Ihren Mandanten in einem Schreiben darüber informieren, dass Sie als steuerlicher Berater auf seine Daten zugreifen dürfen, sofern er nicht widerspricht. Nach Ablauf der 37-tägigen Widerspruchsfrist für Ihren Mandanten können Sie dann auf seine Steuerdaten zugreifen. Mit Einführung von GINSTER entfallen das Widerspruchsschreiben sowie die Widerspruchsfrist für den Mandanten zur Freischaltung seiner Steuerdaten.

30. Wann wird meine VDB-Zugangskarte gesperrt?

Die VDB-Zugangskarte wird automatisch gesperrt, wenn die Mitgliedschaft in der RAK Karlsruhe endet oder ein Berufsverbot verhängt wird. Ebenso hat der Berufsträger die Möglichkeit, seine VDB-Zugangskarte sperren zu lassen, wenn diese ihm gestohlen wird, anderweitig abhanden kommt oder er die Vollmachtsdatenbank nicht mehr nutzen möchte. In diesen Fällen ist das Kartensperrantragsformular auszufüllen und an die RAK Karlsruhe zu senden.

31. Was mache ich, wenn ich meine PIN vergessen oder verloren habe?

Sie haben die PIN Ihrer VDB-Zugangskarte/ DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) vergessen oder verloren. Lesen Sie hier, wie Sie die PIN wiederherstellen. Je nach Kartentyp gehen Sie dafür unterschiedlich vor.