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Vollmachtsdatenbank (VDB)

Vollmachtsdatenbank

Die Rechtsanwaltskammer Karlsruhe ermöglicht ihren Mitgliedern die Nutzung der Vollmachtsdatenbank. Teilnehmende Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer können mit der Vollmachtsdatenbank die Vollmachten ihrer Mandanten elektronisch verwalten und vereinfacht an die Finanzverwaltung übermitteln. Damit sind Sie als steuerlicher Berater in der Lage, die Daten zur Vorausgefüllten Steuererklärung bei der Finanzverwaltung über Ihre eingesetzte Einkommensteuersoftware abzurufen.
 

Leitfaden zur Vollmachtsdatenbank

Hinweis: Sollten Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation die Vollmachtsdatenbank bereits nutzen, überlegen Sie bitte, ob Sie darüber hinaus einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe benötigen. Dieses wird nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein.

Zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Mandantenvollmachten einholen

Holen Sie von Ihrem Mandanten eine Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen (Mandantenvollmacht) ein. Verwenden Sie dafür bitte ausschließlich das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums (Stand: 01.01.2016). Beachten Sie dazu auch die Hinweise für den Vollmachtgeber sowie die Hinweise für den Berater. Die Verwendung dieses amtlichen Vollmachtsformulars ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten mittels Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung. Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer. Alternativ zu letzterem die Nummer des zuständigen Finanzamts.

Bitte bewahren Sie das unterzeichnete Vollmachtsformular in Papierform in Ihrer Kanzlei auf. Die Finanzverwaltung kann stichprobenartig das Vorhandensein der unterschriebenen Mandantenvollmachten prüfen. Eine Übersendung des unterzeichneten Mandantenvollmachtformulars an die Rechtsanwaltskammer Karlsruhe ist keinesfalls erforderlich. Eine Bekanntgabevollmacht kann über das Vollmachtsformular bislang noch nicht elektronisch erfasst werden und muss daher derzeit noch in Papierform an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Hinweis: Zur effizienten Nutzung der Vollmachtsdatenbank sollte Ihr Mandant der Erteilung von Untervollmachten für Mitarbeiter Ihrer Kanzlei zustimmen. Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

2. Zugangsmedium beantragen und identifizieren

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine VDB-Zugangskarte oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ: DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) sein.

Zur Beantragung einer VDB-Zugangskarte füllen Sie bitte dieses Antragsformular aus und schicken Sie es an die auf dem Formular angegebene Adresse der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe. In diesem Zusammenhang stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Mitgliedsdaten für die Vollmachtsdatenbank zu.

Die VDB-Zugangskarte geht Ihnen per Post zu. Da die Finanzverwaltung aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Zugangskarte abfragt, ist eine Identifizierung als rechtmäßiger Karteninhaber bei der DATEV erforderlich. Sie erhalten das entsprechende Identifizierungsformular zusammen mit Ihrer VDB -Zugangskarte. Bitte senden Sie das Identifizierungsformular unterschrieben an die DATEV zurück. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie, nach einmaligem Ändern, bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe eingeben müssen.

Sollten Sie Mitglied der DATEV sein und bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ: der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) verfügen, können Sie diese alternativ als Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank bei der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe registrieren lassen („freischalten“). Das entsprechende Registrierungsformular finden Sie hier. Stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Mitgliedsdaten für Zwecke der Vollmachtsdatenbank zu und schicken Sie bitte das ausgefüllte Registrierungsformular an die auf dem Formular angegebene Adresse der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe. Aus Sicherheitsgründen überprüft die Finanzverwaltung auch hier die Identität der verwendeten Karte. In der Regel werden Sie Ihre DATEV SmartCard bereits identifiziert haben. Sind Sie sich nicht mehr sicher oder ist eine Identifizierung noch nicht erfolgt, schauen Sie bitte hier.

Die Verwendung Ihrer Mitgliedsdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als RA/StB/WP/vBP bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe mitteilen, damit diese in der Mitgliederverwaltung eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.

Die Rechtsanwaltskammer Karlsruhe erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums (Erst-, Ersatz- oder Folgemedium) einmalig folgende Gebühren:

  • Beantragung einer VDB-Zugangskarte: 50,00 €
  • Registrierung DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger): 35,00 €.


Der Kreis der Personen, die eine VDB-Zugangskarte beantragen bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger)  registrieren können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

  • RA/StB/WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
  • Sozien (RA/StB/WP/vBP) einer Sozietät
  • Partner (RA/StB/WP/vBP) einer Partnerschaftsgesellschaft
  • Niederlassungsleiter (RA/StB/WP/vBP) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
  • Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)


Angestellte RA/StB/WP/vBP können weder eigene VDB-Zugangskarte erhalten noch eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ: DATEV mIDentity Stick für Berufsträger)  „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Hinweis unter Schritt 1).

Hinweis für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation
Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer und/oder der Steuerberaterkammern beantragt haben. Organisatorisch handelt es sich um getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Mitgliedsdaten hinterlegt werden. Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu mehreren Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht.

Bitte beachten Sie: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal erfassen. Sollte eine Mandantenvollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Vollmacht jüngeren Übermittlungsdatums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.

3. Technische Anforderungen sicherstellen

Folgende technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Rechtanwaltskammer Karlsruhe sicherzustellen:

  • internetfähiger PC mit Internet Explorer als Browser (nähere Informationen finden Sie unter Häufige Fragen > Frage 17)
  • handelsübliches Smartcard-Lesegerät
    Ausführliche Informationen zu verwendbaren Smartcard-Lesegeräten finden Sie hier.
  • DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert) oder DATEV Sicherheitspaket compact (Nicht-DATEV Kunden)


Letzteres können Sie hier kostenlos herunterladen. Sehen Sie hierzu auch das Video.

Stellen Sie bei jedem Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank bitte sicher, dass Ihre VDB-Zugangskarte bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger in Ihrem angeschlossenen Smartcard-Lesegerät eingesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.

4. Für die Nutzung registrieren

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie Ihre Kanzlei einmalig registrieren. Bitte überprüfen Sie, ob Ihre VDB-Zugangskarte in Ihrem Lesegerät eingesteckt ist. Den Zugang zur Registrierung finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass der Aufruf der Registrierungsseite nur mit dem Internet Explorer möglich ist.

RA/StB/WP/vBP in eigener Kanzlei mit Sitz in Deutschland können diese selbst registrieren.

Die Registrierung von Berufsgesellschaften, Sozietäten und Partnerschaften erfolgt einmalig durch einen gesetzlichen Vertreter, der über ein Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank verfügt. Eine Registrierung der Kanzlei durch weitere gesetzliche Vertreter ist nicht erforderlich. Diese können die Vollmachtsdatenbank für die bereits registrierte Praxis unmittelbar nutzen, sofern sie über ein eigenes Zugangsmedium verfügen.
 
Hinweis:
Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Kanzlei registriert werden. Wenn Sie eine weitere Kanzlei registrieren möchten (beispielsweise ein RA, der sowohl in eigener Kanzlei und als Geschäftsführer einer StBG tätig ist, und beide Kanzleien für die Vollmachtsdatenbank registrieren möchte), muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

5. Nutzungsvertrag abschließen

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank setzt weder eine Mitgliedschaft bei der DATEV voraus noch wird eine solche begründet. Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank werden seitens DATEV derzeit 0,60 € zuzügl. USt pro erfasster Vollmacht und Kalenderjahr berechnet.

Während des Registrierungsvorgangs wird automatisch ein Entwurf eines Nutzungsvertrages zwischen Ihnen und der DATEV über die Nutzung der VDB-Vollmachtsdatenbank generiert. Drucken Sie diesen Vertragsentwurf bitte aus und schicken Sie ihn unterschrieben an die DATEV zurück.

Ihre Mandantenvollmachten können Sie bereits mit Beendigung des Registrierungsvorganges in die Vollmachtsdatenbank einpflegen und verwalten (siehe diesbezüglich Schritt 6). Eine Übermittlung Ihrer eingepflegten Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung ist allerdings erst nach Eingang des unterschriebenen Nutzungsvertrages bei der DATEV möglich.

6. Vollmachtsdatenbank verwenden

In der Vollmachtsdatenbank haben Sie die Möglichkeit:

  • Ihre Mandantenvollmachten einzupflegen und zu verwalten.
  • Mitarbeiter Ihrer Praxis zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank zu berechtigen („Vergabe von Untervollmachten“).
  • Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Den Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Karlsruhe erhalten Sie hier. Bitte beachten Sie, dass der Aufruf der Zugangsseite nur mit dem Internet Explorer möglich ist.

Beim Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihr Kartenlesegerät angeschlossen haben, Ihr Zugangsmedium gesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.

Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie in dem Dokument „Hilfe zur Vollmachtsdatenbank“ sowie in der Präsentation "Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung".

Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an einen der folgenden Kontakte wenden:

  • Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:
    Firma Teleperformance unter der Hotline-Nummer +49 900 1673333 (9,90 € pro Anruf)
  • Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
    DATEV unter der Hotlinenummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)


Sobald Sie die Mandantenvollmachten über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung erstmalig übermitteln, wird der Mandant von der Finanzverwaltung zu Kontrollzwecken schriftlich über Ihre Bevollmächtigung informiert. Nach Ablauf einer Widerspruchsfrist (ca. 37 Tage) wird der Zugriff auf die elektronischen Daten Ihres Mandanten freigegeben. Über die Steuersoftware Ihrer Kanzlei können Sie die Steuerdaten Ihres Mandanten abrufen.